Descargar facturas SAT: ¿Por qué es importante? ¿Cómo hacerlo?

En México, el tema fiscal rara vez descansa. Y si algo ha quedado claro en los últimos años, es que la digitalización llegó para quedarse. Tan solo en 2023, el SAT registró más de 10 mil millones de facturas electrónicas generadas, lo que se traduce en un promedio de 327 por segundo. Sí, por segundo. Esta cifra, más allá de lo impresionante, nos deja ver cómo el control tributario se ha vuelto cada vez más sofisticado.

Bajo ese contexto, el acto de descargar facturas SAT en formatos XML y PDF deja de ser un simple trámite y se convierte en una pieza clave para tener una contabilidad bien armada, cumplir auditorías sin sobresaltos y no perder beneficios fiscales por descuidos. Porque, seamos sinceros: si no se descargan a tiempo, se corre el riesgo de extraviar información, cometer errores en declaraciones o incluso enfrentar sanciones.

A continuación, veremos por qué esto es tan relevante, cómo llevarlo a cabo y qué estrategias puede adoptar una empresa para no ahogarse entre tantos CFDIs. 

¿Por qué es importante descargar facturas SAT?

Descargar facturas SAT no es opcional, pero más allá de la obligatoriedad, hacerlo trae consigo beneficios prácticos que impactan directo en la operación y en las obligaciones fiscales del negocio. Estas facturas son los documentos que validan legalmente cada operación comercial del contribuyente. Tenerlas descargadas permite:

• Preparar declaraciones fiscales de manera precisa y así evitar sanciones por omisión con el SAT en una auditoría. 
• Deducir impuestos correctamente, y obtener SAT devoluciones en la declaración anual. 
• Llevar un control contable ordenado de la contabilidad: ingresos, egresos, y flujo de efectivo.
• Verificar que los comprobantes sean válidos y no hayan sido cancelados o alterados por terceros.

Y ojo, las facturas no están disponibles para siempre en el portal del SAT. Solo se pueden consultar durante un plazo de cinco años. Después de eso, si no las descargaste, probablemente ya no haya forma de recuperarlas.

¿Dónde puedo descargar las facturas que me han emitido?

El proceso para descargar facturas SAT que se te han emitido es fácil y rápido, solamente necesitarás: 

1. Acceder al portal oficial del SAT y seleccionar en la barra del menú “Trámites y servicios”. 
2. Después, seleccionar la opción de “Factura electrónica”.
3. Posteriormente en el apartado “Inicia el trámite” selecciona “ Consulta, cancela y recupera tus facturas”, y a continuación da click en la liga “Servicio consulta y recupera”.
4. Se deberá iniciar sesión con el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y contraseña SAT ó por medio de la efirma. 
5. Dentro del sistema, se desplegará un menú de opciones (en dado caso de no aparecer automáticamente, se deberá seleccionar “Consulta CFDI”). Dentro de las opciones, selecciona “Consultar Facturas Recibidas”.
6. En esta opción, se podrá filtrar la búsqueda de facturas ingresando el número de folio fiscal o Fecha de Emisión (Indicando el año, mes, día, RFC Emisor, y por tipo de comprobante fiscal). Da click en “Buscar CFDI”.
7. Al encontrar la factura que deseas, puedes descargarla en PDF o XML con un solo clic.

¿Qué formatos de descarga están disponibles?

La descarga de facturas SAT está disponible en dos formatos principales, PDF y XML. El PDF es visual, fácil de leer y práctico para uso diario o para compartir rápidamente. En cambio, el XML es el que cuenta ante el SAT: es el archivo que los sistemas contables usan, con la estructura fiscal detallada.

Formato PDF

Es útil para tener una representación legible, imprimir o guardar en una carpeta.

Formato XML

Fundamental para integrar a tu sistema contable o presentar ante auditorías.

¿Cómo descargar el PDF y XML de una factura?

Descargar facturas SAT en PDF y XML es fundamental para cumplir con las obligaciones fiscales y llevar un control contable eficiente. El XML es el formato oficial y válido ante el SAT, ya que contiene los datos fiscales estructurados para su uso en sistemas contables y auditorías. Mientras que el formato PDF, es una versión visual que facilita su consulta, almacenamiento y verificación de pagos. Para obtener ambos formatos, se debe:  

1. Ingresar al Portal del SAT

Para descargar facturas SAT en formato PDF y XML se deberá ingresar al portal oficial del SAT e iniciar sesión con el RFC y contraseña o e.firma. 

2. Consulta CFDI

Dentro del sistema, seleccionaremos “Consulta CFDI” donde se podrá realizar la consulta de aquellas facturas emitidas o recibidas, entre otros trámites. 

3. Filtrar búsqueda de facturas 

Una vez que se hayan filtrado los datos de la factura, ya sea por Folio Fiscal o por fecha, se mostrará una lista con las facturas disponibles. Cuando encuentres la factura de tu interés, haz click sobre su número de folio o sobre “Ver detalles”

4. Descarga de facturas en PDF 

A continuación, después de hacer click en la factura, se abrirá una ventana con los detalles de la misma. En esta pantalla, busca y selecciona la opción “Descargar PDF”. El archivo se descargará automáticamente en el dispositivo de preferencia.

5. Descarga de facturas en XML

En la misma pantalla donde se descargo la factura en formato PDF, veremos otra opción que dice “Descargar XML”. Hacemos click en esta opción y el archivo XML se descargará automáticamente en el dispositivo de preferencia.  

6. Guardar y organizar las facturas para su consulta

Es recomendable organizar las facturas en carpetas por año o proveedor para tenerlas ordenadas y facilitar su consulta en el futuro. 

¿De qué manera puedo facilitar la descarga de facturas SAT a mis trabajadores?

Garantizar la descarga de facturas SAT a los trabajadores es clave para mantener un buen control fiscal y contable en toda empresa, así como para asegurarse de que ellos cuenten con los documentos necesarios para sus trámites fiscales. Por esta razón, es importante tomar en cuenta: 

• Sistemas contables con gestión de CFDIs como Contpaqi, Aspel o QuickBooks. Automatizan el proceso y permiten crear usuarios para que cada empleado descargue sus facturas.
  
• Almacenamiento en la nube, tipo Google Drive o Dropbox. Se pueden crear carpetas por año y colaborador, y compartir accesos limitados.
  
• Integraciones con plataformas de pagos como ADP o Workday, que ya permiten sincronizar con el SAT.
  
• Envío manual por correo, opción viable para empresas pequeñas o con pocos movimientos, aunque consume más tiempo.

Recuerda que la opción de descarga de facturas SAT dependerá de las necesidades del negocio y de la cantidad de trabajadores que necesiten acceder a estas facturas.  

¿Cómo puedo mantener un registro organizado de las facturas SAT de nómina de mis empleados?

Contar con un registro organizado de las facturas SAT de nomina de tus trabajadores es esencial tanto para cumplir con las obligaciones fiscales como para tener un control adecuado de los pagos, impuestos y deducciones. Por lo que, contar con algunas alternativas, además del portal SAT, para su organización y gestión es fundamental.

• Softwares de nómina como Aspel NOI o Contpaqi Nómina permiten emitir y archivar los CFDIs de forma automática.
• Herramientas de gestión documental como Zoho Docs o OneNote, ideales para clasificar por nombre, fecha y conceptos.
• Sistemas de Recursos Humanos (HRMS) como SAP SuccessFactors o BambooHR, que integran nómina, pagos y facturación en una sola plataforma.

Con cualquiera de estas opciones se gana en orden, eficiencia y cumplimiento. A fin de cuentas, es más fácil evitar errores si todo está digitalizado y bien clasificado desde el inicio.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los riesgos para una empresa si no descarga y organiza adecuadamente las facturas SAT al repartir la PTU?

No llevar un control ordenado de las facturas del SAT al repartir la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) puede meterte en serios problemas. Si los ingresos y egresos no están bien respaldados, el cálculo de las utilidades puede salir mal.

Esto no solo implica repartir menos de lo debido, sino que también puede abrir la puerta a sanciones por parte del SAT. Y si en algún momento los trabajadores piden cuentas, la empresa debe tener cómo comprobar, con facturas en mano, que todo se hizo bien.

¿Cómo ayuda la descarga de facturas SAT a los trabajadores a entender las deducciones de su salario?

Cuando los empleados pueden consultar las facturas SAT, entienden mucho mejor qué pasa con su salario. Ahí se ve claramente cuánto se les retiene por ISR, cuánto va al IMSS, y en general, cómo se llega del salario bruto al neto.

Eso les da tranquilidad, porque saben que no hay cobros extraños ni errores. Además, les permite estar más involucrados con su nómina y resolver dudas que muchas veces ni Recursos Humanos aclara del todo.

¿Cómo impacta la correcta descarga de facturas SAT en el desempeño y transparencia laboral de una empresa?

Tener todo en orden con las facturas SAT no solo evita errores fiscales, también mejora el desempeño laboral de la empresa y la forma en que se comunica con su gente. Cuando los registros son claros, los procesos fluyen y hay menos margen para dudas o desconfianzas.

Esto genera un ambiente laboral más profesional y abierto. Y en tiempos donde la transparencia laboral es clave para atraer y retener talento, estos detalles marcan la diferencia.

¿La descarga correcta de facturas SAT ayuda a las empresas a cumplir con los requisitos de la NOM 035?

Sí, porque la NOM 035 no solo habla de salud emocional; también se trata de claridad y orden en cómo se administra el trabajo. Si una empresa tiene sus finanzas bien documentadas, es más fácil demostrar que cuida el bienestar de su gente, no solo en el discurso, sino con hechos. A través de la gestión oportuna de factores de riesgo psicosocial en el entorno laboral.  

Además, contar con las facturas facilita auditorías o evaluaciones internas. Así, cuando alguien pregunta cómo se usan los recursos, la empresa tiene todo listo para responder con claridad.

¿Cómo puede la descarga de facturas SAT ayudar a calcular correctamente la prima vacacional?

La prima vacacional se calcula con base en el ingreso real del trabajador, y nada mejor que las facturas SAT para saber exactamente cuánto ha ganado. Ahí viene todo: sueldos, bonos y otras percepciones. Con esa información, el calculo de la prima vacacional es más certero y justo. 

Y si quieres facilitarte la vida, puedes usar la calculadora prima vacacional de Runa, que te da el dato exacto en segundos.

¿La descarga de facturas SAT permite verificar si se está pagando correctamente el salario mínimo a los trabajadores?

Claro que sí. La descarga de facturas SAT muestran los pagos reales, por lo que sirven para confirmar que cada trabajador está recibiendo al menos lo que marca la ley como salario mínimo.

También las SAT facturas ayudan a detectar si hay alguna deducción mal aplicada. Tener estos datos a la vista evita problemas legales y demuestra que la empresa actúa con responsabilidad.

¿Cómo contribuye la descarga de facturas SAT a la gestión de presupuestos en los diferentes departamentos del organigrama?

Cuando cada departamento puede consultar sus facturas, llevar el control del presupuesto se vuelve mucho más sencillo. Las áreas dentro del organigrama saben en qué se está gastando, cuánto se ha usado y qué recursos quedan disponibles.

Esto ayuda a tomar decisiones más acertadas, a evitar fugas de dinero y a que el presupuesto realmente sirva para lo que fue asignado. Además, todo queda registrado, lo que mejora la rendición de cuentas en todos los niveles del organigrama.